Das Stadtarchiv wurde am 8. Januar 1885 durch Bürgermeister Georg Schuh als Sammelstelle für "alterthümliche oder geschichtliche Gegenstände" gegründet. Von Anfang an stand es in Verbindung mit dem 1865 gegründeten Verein "Germanisches Museum", dem Vorläufer des 1919 eröffneten, seit 1930 städtischen Heimatmuseums (Stadtmuseum).

Auf den von Ludwig Göhring und Ernst Deuerlein geschaffenen Grundlagen begann 1945 unter Stadtarchivar Johannes Bischoff der systematische Aufbau zu einer leistungsfähigen Behörde. Von 1978 bis 1984 leitete Dr. Helmut Richter Archiv und Museum, seither ist Dr. Christoph Friederich Leiter des dem Kulturreferat zugeordneten Amtes.

Derzeit ist die Archivverwaltung provisorisch in der ehemaligen Feuergeräteremise der Altstadt hinter dem Stadtmuseum untergebracht, weil das 1959 im Hof des Altstädter Rathauses errichtete Archivgebäude bereits 1987 wegen Baufälligkeit wieder abgerissen werden mußte.

Die Archivbestände - ca. 5000 laufende Fachbodenmeter Akten, 15.100 Urkunden, die umfangreichen archivischen Sammlungen mit u.a. etwa 125.000 Bildträgern (Plakate, Fotos, Postkarten, Graphiken v.a. von Erlanger Künstlern, ca. 3800 Pläne und Karten), die 25.000 Bände umfassende Archivbibliothek usw. - sind heute unter konservatorisch z.T. problematischen Bedingungen auf mehrere Lagerorte innerhalb des Stadtgebiets verteilt.