nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)

Allgemeines

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.

Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die das Gesetz Schriftform anordnet, wie z.B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch eMail übermitteln.
Dies ist bei der Stadt Erlangen derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des Art. 3a BayVwVfG durch qualifizierte Signatur möglich.
Wir bitten Sie in diesen Fällen die Papierform mit Unterschrift (z.B. Brief, evtl. Fax) zu verwenden.

Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Erlangen (allgemeine eMail an die Stadt Erlangen) ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich.
Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:

1. eMails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten.
   Die Stadt Erlangen (allgemeine eMail an die Stadt Erlangen) nimmt eMails in den Formaten "HTML" und "Text" an. e-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:
   • Textdateien im Format ANSI (*.txt)
   • Rich Text Format (*.rtf)
   • Word für Windows bis Version 2000 (*.doc)
   • Portable Data File (*.pdf)
   • Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
   • Graphics Interchange Format (*.gif)
   • Tag Image File Format (*.tif)
   • Bitmap Pictures (*.bmp)
   Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig.
   In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.
   Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.
2. eMails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von fünf Megabyte angenommen.
3. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden.
   Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Erlangen nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
   Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.
4. Die Stadt Erlangen nimmt aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten und signierten eMails an.
   Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.
5. Die Stadt Erlangen bietet elektronische Dienste (eDienste) und Formulare im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit gesichert ist.
   Bitte verwenden Sie diese bevorzugt.
6. Wird per eMail an die Stadt Erlangen herangetreten, geht die Stadt Erlangen davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
7. Wegen der generellen Unsicherheit im eMail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte eMail den Adressaten erreicht.